Frédéric Couchet

L'un des effets de bord négatifs de faire des listes de tâches à faire est de céder à la tentation de les planifier dans sa semaine et de remplir tous les créneaux horaires disponibles. Or c'est une erreur de ne pas laisser de la place aux imprévus dans son planning. Dans de nombreuses activités, il ne faut jamais planifier plus de 75% voir 50% de son temps.

Les imprévus

Vous pouvez faire l'expérience suivante : pendant une semaine ou plus faites un suivi de votre temps sur chacune de vos tâches et calculez le temps passé sur les tâches qui étaient prévues dès le début de la semaine et celles qui se sont invitées dans la semaine. Vous aurez ainsi une idée assez précise du temps occupé par des tâches non prévues initialement dans votre planning.

Grands galets, petits cailloux et grains de sable

Et si on se laisse déborder par les imprévus, ceux-ci peuvent prendre la place de tâches importantes. Pour prendre une image classique : un seau rempli de sable ne laisse pas la place à de grands galets alors qu'un seau rempli de grands galets laisse de la place à des petits cailloux, puis du sable (et de l'eau ensuite). Les grands galets sont les objectifs importants de la semaine, et les grains de sable les micro-tâches souvent pas urgentes, pas importantes, que l'on pourrait déléguer...

Pour éviter ce problème il faut d'abord mettre les grands galets puis ajouter quelques cailloux (petites tâches), en laissant ainsi une grand place pour les imprévus.

Planifier sa semaine juste ce qu'il faut

En pratique j'applique deux principes : les MIT ou PIT ("Most Important Task" ou "Tâches les Plus Importantes") et les "Big Rocks" ou "Grands galets".

• Chaque fin de semaine je fixe les 3, 4 ou 5 "grands galets" pour la semaine suivante. Ceux ci doivent représenter les grands projets, objectifs ou priorités importants pour cette semaine. Ceux qui une fois faits signifieront que la semaine est réussie, même si on n'a rien pu faire d'autre. Ça peut être par exemple de mettre en ligne un nouveau site web, de finaliser une procédure de recrutement... Ces "grands galets" peuvent généralement se découper en plusieurs tâches. Il est important de planifier des "grands galets" professionnels mais aussi personnels. On peut éventuellement planifier dans la semaine les sous-tâches correspondant à ces "grands galets". La fin de semaine est également l'occasion de revenir sur la semaine qui s'écoule et notamment se réjouir de voir ses "grands galets" accomplis.

• Chaque soir de la semaine je fixe les 3 tâches les plus importantes (les MIT/PIT) à accomplir le lendemain. On peut dire que ce sont des "grands galets" à l'échelle d'une journée. Une PIT n'a pas forcément de lien avec un des "grands galets" de la semaine. Le lendemain l'objectif est de commencer sa journée par traiter ces tâches, si possible avant même la lecture du courriel, des flux rss... qui peuvent engendrer des tâches imprévues. Une fois ceci fait cela laisse de l'espace pour les petits cailloux et les grains de sable (les imprévus).

• Je vérifie aussi que les actions spécifiques du jour ont été faites et notamment les MIT/PIT

Un exemple concret pour cette semaine : j'ai parmi mes grands galets «Finaliser une procédure de recrutement» qui correspond à différentes tâches : faire passer d'ultimes entretiens, analyser les réponses à un exercice sous forme de "cas pratique" qui a été proposé aux candidats, prendre la décision, faire une proposition au candidat choisi... L'une des PIT de la journée de mardi était l'analyse des réponses à l'exercice, tâche liée à ce grand galet. L'une des PIT de la journée de mercredi est la mise à jour du budget prévisionnel de l'April.

Il ne faut pas être ambitieux au départ et ne pas viser 10 "grands galets" dans la semaine. Accomplir ses grands galets et MIT/PIT est gratifiant mais à l'inverse ne pas les accomplir peut être source de frustration.

Lecture complémentaire :

• ZTD Habit 3: Plan (en anglais)

Crédit photo : image sous licence CC-BY-CA par Mzelle Biscotte.